menu

はじめに

電子メールの誤送信などによる報漏えいを防ぐには、教職員全員が自分自身にも発生しうるとの認識を常に持ちながら,日々の業務においては誤って送信することがないよう細心の注意を心がけると共に、以下のポイントを参考に、メール送信時の誤送信のリスクの再認識とそれを踏まえた送信手順の見直しを行ってください。

1. 電子メールの誤送信の抑制

(1)宛先メールアドレスは本文確定後に入力する
  
メールアドレスを保護する場合には、まず宛先を「To」から「Bcc」変更後、メールアドレスの入力をする。
事務局では、上司の承認が取れるまで宛先を入力せずに、宛先を一旦別ファイル(Wordファイル等)やメール本文に記載するなど留意する。

(2)電子メール送信前に必ず、宛先や内容、添付ファイル有無の再確認をする

 各メールソフトには、誤送信を防止する設定や追加機能がありますので、 その使用を推奨します。
設定等の詳細については、下記のページを参照ください。

2. 添付するファイルへのパスワードのつけ方

(1)可能な限りメールには添付しない

オンラインストレージサービスJ-storageや、学内ファイルサーバの共有 フォルダ上に置き、そのURL(もしくはフォルダの場所)を知らせるようにしてください。

(2)ファイルを添付(特に秘匿性の高いもの)のには必ずパスワードをかけをかける

Micorsoft Officeファイル(Word, Excel等)やPDFファイルを送付する際にはファイル開封時のパスワードを設定してください。
また、開封パスワードを設定できないデータや複数ファイルを送付する場合には7-zip等の圧縮・解凍ソフトウェアで解凍用のパスワードを設定してください。
なお、Microsoft OfficeファイルやPDFファイル及び7-zip等のパスワード設定方法については、後述のページを参照ください。

(3)同一メールにパスワードを記載しないでください

同一メールにパスワード記載することは、添付ファイルにパスワード設定をしていないことと同様です。 なお、頻繁にやり取りする場合には、年度単位で事前にパスワードを取り 決める等工夫を図ることで毎回パスワードを送信する必要がなくなります。 少なくとも同一のメールのパスワードを記載してはならない。

3.複数相手に送信する際に気をつけること

(1)送付先に間違いがないか複数人で確認する

送信を行う最終段階で必ず複数人で送付先に誤りがないか確認してください。

(2)メールアドレスを保護する

複数人宛にメール送信する場合に、その受信者のメールアドレスを保護す る必要がある場合には、下記の手法で保護してください。
a. 保護するメールアドレスをBCCに入力する。
b. 必要に応じてメーリングリストリストを作成する。返信が全員に届くことを避ける場合はメーリングリスト自体をBCCに入れてください。
c. 受信者によって内容が異なるメールを一世に送信する場合、宛名差し 込みができる設定や追加機能があります。
 設定等については、下記のページを参照ください。