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概要

大容量のファイルをサーバにアップロードし、学内外の相手と安全にファイルのやりとりができます。

対象者

本学に所属している、以下の身分に該当する方が対象となります。

[Box 利用対象者]
教員(常勤)
事務系/技術系職員(常勤)、事務補佐員、研究補助員、派遣職員、嘱託職員(再雇用)
研究員(JAIST雇用)、日本学術振興会特別研究員(PD)
正規学生

[Box 利用対象外]
非常勤講師、客員教員、名誉教授、フェロー、カウンセラー、キャリア開発カウンセラー、産学官連携コーディネータ、嘱託職員、融合科学共同専攻学生(本籍:金大)、非正規学生、プロジェクト研究員、特別研究員、客員研究員、共同研究員、受託研究員、派遣研究員、その他アカウント延長申請で利用延長しているゲスト の方々などはご利用いただけません。

※以降、Box利用対象者が利用するJAISTで管理されているBoxユーザを「JAIST管理ユーザ」、JAISTで管理されていないBoxのユーザを「管理外ユーザ」と記載します。管理外ユーザにはフリーアカウントやBoxを利用している他機関の管理ユーザが含まれます。

利用対象外の方のBox利用について(JAIST管理対象外)

JAISTのBoxの利用対象外の方も、無料のフリーアカウント(Individualプラン)をご利用いただけます。
なお、以下の点にご注意ください。

  • JAISTのメールアドレス(xxx@jaist.ac.jp, xxxxx@ml.jaist.ac.jp)ではご利用いただけません。
  • フリーアカウントはJAISTで管理されないBoxユーザ(JAIST管理外ユーザ)となります。
    利用可能な機能やプランは、JAISTで管理されるBoxユーザ(JAIST管理ユーザ)と異なります。
  • フリーアカウントに関するご質問には対応いたしかねます。

J-Storage Boxに保存したファイルをフリーアカウントのユーザと共有したい場合は、JAIST管理ユーザがファイルを管理外ユーザと共有可能なフォルダに保存し、フリーアカウントのユーザをフォルダに「招待」してご利用ください。

 

 

注意

  • 利用開始前に以下の5つの事項への同意を求められます。
    1. 本サービスはBox社が提供するクラウドストレージサービスであり、データセンターは学外(日本国内)にあります。準拠法は日本の法律となります。
    2. ご利用にあたっては、JAISTの情報セキュリティポリシーと関連ガイドラインを遵守してください。JAISTの教育・研究・運営目的以外には利用しないでください。
    3. アップロード,削除及び共有設定に関しては,利用者自身が一次的責任を負います。データの機密性等に応じてアクセス制限(コラボレータ招待、有効期限設定、パスワード保護等)を設定してください。
    4. 利用対象者ではなくなった方のデータ存続は一切保証いたしません。利用対象者でなくなる前に、ユーザ自身で必要に応じて移管・移行作業を行ってください。
    5. 情報社会基盤研究センターが、管理業務として事前の通知・同意なしに、統計情報を収集し、必要最小限の範囲でデータ取得・操作や権限制限等を行う場合があります。
  • プロフィールの「名前」は初期設定の「ユーザ名 (氏名)」の形から変更しないでください。教職員がファイル共有をする際にユーザを探しやすいように設定されています。また、JAISTアドレスをBoxにリンクしないでください。学生がメールアドレスを変更した際も、センターでプライマリメールアドレスの変更を行います。それ以外の「プロフィール画像」や「言語」等は変更して問題ありません。
  • パスワードを設定できるフォルダ/ファイル(office系、zipファイル等)には、パスワードを設定したうえでファイルをアップロードするとより安全にご利用いただけます。
  • J-Storage Boxにアップロードされたファイルは、アップロードされたタイミングや使用アクティビティに基づき、適宜ウイルススキャンが行われます。ウイルスが検知されたファイルは、管理者により事前の通知・同意なしに削除される場合があります。
  • Internet Explorer 11ではご利用いただけません。サポート対象のブラウザについては、こちらのページをご覧ください。

利用方法

ログイン方法

  1. 以下のURLにアクセスする
    jstorage.box.com
  2. 「続行」をクリックする
  3. JAIST-SSOでサインインする
    JAIST-SSOの流れについてはこちら
    ※学外ネットワークからは電子証明書やワンタイムパスワードが必要です
    ※初回サインイン時はサービス利用規約への同意を求められます

使い方

  • ファイルをアップロードする
  • ファイルをダウンロードする
  • フォルダを作成する
  • 共有リンクで共有する
    • 「会社のユーザ」共有リンクはinternalフォルダ、「リンクを知っている全員」共有リンクはlinkableフォルダで作成できます。
    • 作成した共有リンクはリンクの有効期限やパスワード保護を適切に設定してください。(共有リンクのオプション設定
    • 共有リンクのデフォルトの有効期限は、公開共有リンクは1日間(24時間)、その他の共有リンクは7日間に設定されています。
  • ユーザを招待する
    • JAIST管理ユーザはinternalフォルダ、管理外ユーザはinvitableフォルダ以下のファイルに招待できます。
    • Boxでは上位のフォルダに権限を与える(招待する)と、その下位のファイル全てに権限が付与されます。
    • 招待された側は、招待されたフォルダがトップに表示されます。招待された階層より上のフォルダ名は見えないため、招待するフォルダには分かりやすい名前を付けるよう工夫してください。(例:「〇〇係」フォルダ下の「資料」フォルダを共有する際には、「資料」フォルダのみを共有されても何の資料か分からないため、「〇〇係資料」というフォルダ名に変更して共有する)
    • フォルダアクセス権限についてはこちらを参考に、招待相手の作業内容に応じた権限を設定してください。
    • 教職員はJAIST管理ユーザを招待する際、予測入力が可能です。ユーザ名を入力すると、入力欄の下に候補が表示されます。
      • JAIST管理ユーザの名前は「ユーザ名(氏名)」の形としているため、ユーザ名を入力すると前方一致で候補として表示されます。JAISTメールアドレスを「ユーザ名@jaist.ac.jp」から変更し、かつプロフィールの名前を「ユーザ名(氏名)」の形から変更してしまった学生の場合、ユーザ名を入力しても候補として表示されなくなります。
  • ファイルリクエスト機能
  • ごみ箱
    • ごみ箱に移動されたファイルは、30日後に完全削除されます

 

詳しくは以下のユーザマニュアルをご覧ください。

Box Drive(アプリ)については、以下をご覧ください。

フォルダについて

身分ごとのフォルダ構成画像<学生/研究員><教員><職員>

J-Storage Box では、ファイルを保存する場所によってそのファイルの共有可能範囲が異なります。
以下をご確認いただき、目的に適したフォルダをご利用ください。

個人フォルダ

教員、学生、研究員は、個人が所有する領域をご利用いただけます。
重要度が低いファイルの共有/移動のための、一時的な置き場としてご利用ください。

  • 概要
    • トップ領域(URLが"https://jstorage.app.box.com/folder/0")に新規作成/アップロードされた、
      「所有者」がユーザ自身となっているフォルダ/ファイルを「個人フォルダ」と呼びます。
    • 個人フォルダのストレージ容量は100GBです。
    • JAIST管理ユーザの招待や、共有リンクの作成が可能です。
    • 職員は個人フォルダを利用できません。個人利用のため一時的に保存したいファイルは個人用のプライベートフォルダ(ユーザ名-1.private)をご利用ください。
  • 注意
    • 個人フォルダは、修了/退職等でオンラインストレージの利用権限が無くなると誰もアクセスできなくなります。
      修了/退職後も必要なファイルは在籍中にダウンロードしてください。
    • JAISTでの研究や業務に関するデータは、以下で説明されている共有フォルダに保存してください。
      個人フォルダには研究や業務に関するデータは保存しないでください。

  • 利用例
    • Wi-Fi接続のための電子証明書ファイルを、他の端末に移動させるために一時的に保存する
    • 研究外の活動(履修、就活など)で作成したデータがメールで送るには大きなサイズになったため、共有リンクを使って共有した

共有フォルダ

各教員(研究室)や、事務局の各係でご利用いただける容量無制限の共有フォルダをご用意しています。
一つのグループに付き4つの共有フォルダが作成されますが、この4つのフォルダは共有可能な範囲が異なります。
目的に適したフォルダの中で、できるだけ共有範囲が狭いフォルダをご利用ください。

  • 研究用のフォルダは教員ごとに作成され、最初はその教員に対してのみ共有されています。
    研究室のフォルダとして使用するためには、メンバをinternalやinvitableフォルダに招待してご利用ください。
  • 事務局用の共有フォルダは、その係のグループに対して共有されています。
    ファイルをアップロードした時点で、その係のメンバはアクセスできる状態になります。
  • 研究用フォルダは教員退職後も研究データの保護のため、一定期間保管されます。
    事務局フォルダは、職員が退職しても共有対象の係が存在する限り残ります。
  • 共有フォルダは、専用の"共同管理ユーザ"が所有者、"管理ユーザ"が共同所有者としてあらかじめ設定されています。
    「jstorage」が名前に含まれているユーザは管理のために共有されているユーザであるため、削除できません。

1. privateフォルダ

教職員のみや係内でのみ利用する共有を行わないファイルは、privateフォルダの配下をご利用ください。

  • 概要
    • フォルダ所有者が「jstorage-private」(アイコンは水色の背景のジャイレオン)のフォルダ
    • フォルダ名の例
      • 〇〇-1.private (○○には教員/職員のユーザ名が入ります)
      • △△課▽▽係-1.private
    • 共有リンクは「招待されたユーザのみ」のみ選択可能
      (各教員や係以外のユーザは、共有リンクからもアクセスできません。)
    • ファイル/フォルダへの招待はできません
  • 利用例
    • 教員がデスクトップパソコンで作成した研究データをノートパソコンで参照したいため、研究データを保存する
    • 職員が電子証明書のファイルを他の端末に移動させるため、一時的に保存する
    • 係内で確認が必要な書類のデータを保存して、各自確認するよう口頭で依頼する

2. internalフォルダ

JAIST管理ユーザ(J-Storage Boxの利用対象者)にファイルを共有したい場合は、internalフォルダの配下をご利用ください。

  • 概要
    • フォルダ所有者が「jstorage-internal」(アイコンは緑色の背景のジャイレオン)のフォルダ
    • フォルダ名の例
      • 〇〇-2.internal (○○には教員のユーザ名が入ります)
      • △△課▽▽係-2.internal
    • 共有リンクは「招待されたユーザーのみ」と「会社のユーザー」が設定可能
      (「会社のユーザー」とは、JAIST管理ユーザを指します。)
    • JAIST管理ユーザのみ招待可能
  • 注意
    • 共有リンクをご利用の場合は、マニュアルの「共有リンクのオプション設定」をよくご確認ください。
    • 特定のユーザにのみファイルを共有したい場合は、共有リンクではなく「招待」をご利用ください。
    • JAISTのメーリングリスト(xxx@ml.jaist.ac.jp)を招待しても、メーリングリストのメンバはアクセスできません。
  • 利用例
    • internalフォルダの中に「XXX Lab」というフォルダを作成し研究室のメンバを編集者として招待して、共有したい研究データがある場合はそのフォルダに置いてもらうようにした。研究補助員に共同所有者の権限を与え、メンバの管理を依頼した。
    • JAISTの常勤教員、正規学生、研究員、職員全員に共有したいファイルがあったので、「会社のユーザー」で共有リンクを作成し、メールでそのリンクを送信した

3. invitableフォルダ

JAIST管理外ユーザ(J-Storage Box 利用対象外のBoxユーザ)を招待したい場合は、invitableフォルダの配下をご利用ください。

  • 概要
    • フォルダ所有者が「jstorage-invitable」(アイコンは黄色の背景のジャイレオン)のフォルダ
    • フォルダ名の例
      • 〇〇-3.invitable (○○には教員のユーザ名が入ります)
      • △△課▽▽係-3.invitable
    • 共有リンクは「招待されたユーザのみ」選択可能
    • 管理外ユーザを招待可能
      • 管理外ユーザを招待し、そのユーザのみが確認できる共有リンクを作成することが可能です。
  • 注意
    • マニュアルの「ユーザを招待する」をよくご確認の上ご利用ください。
      • フォルダアクセス権限は、最低限の権限を設定してください。
      • 上位の階層に権限を与えると、ウォータフォール式に下のフォルダにも同様の権限が付与されます。
    • 招待されたフォルダにアクセスするためには、Boxアカウントが必要です。
      Boxアカウントを所有していない場合は、フリーアカウントの作成が求められます。
  • 利用例
    • 修了した元学生と研究を続けたいので、invitableフォルダの中に「XXさん-共同研究用」というフォルダを作成し、元学生にはBoxのフリーアカウントを作成してもらいそのフォルダに編集者として招待した
    • JAIST Boxの利用権限は無いが、フリーのBoxアカウントを持っている非正規学生1名に共有したいファイルがあったので、ビューアーとしてファイルに招待し、招待済みのユーザだけアクセスできる共有リンクを付けたメールを送った

4. linkableフォルダ

Boxアカウントを持っていなくてもアクセスできる公開共有リンクを作成したい場合は、linkableフォルダの配下をご利用ください。

  • 概要
    • フォルダ所有者が「jstorage-linkable」(アイコンは赤色の背景のジャイレオン)のフォルダ
    • フォルダ名の例
      • 〇〇-4.linkable (○○には教員のユーザ名が入ります)
      • △△課▽▽係-4.linkable
    • 共有リンクは「リンクを知っている全員」「会社のユーザー」「招待されたユーザのみ」が選択可能
    • 招待操作は不可能
  • 注意
    • 「リンクを知っている全員」に共有する際は、有効期限やパスワード保護を適切に設定してください。(共有リンクのオプション設定
    • linkableフォルダには、もし世界中の全ての人に公開されても問題が無いファイルを置いてください。
      このフォルダに保存したファイルは簡単に公開共有リンクを作成できてしてしまう危険性をご理解の上、ご利用ください。
    • linkableフォルダで作成した共有リンクは、デフォルトでは「リンクを知っている全員」「パスワード保護なし」「有効期限1日間(24時間)」の設定で作成されます。
    • 共有先のユーザが決まっている場合は、できるだけ「internalフォルダ」や「invitableフォルダ」をご利用ください。ログインが必要なこれらのフォルダであれば、誤って公開した際も誰がアクセスしたかを確認できます。
  • 利用例
    • 機密情報が含まれないセミナーのスケジュールファイルをlinkableフォルダにアップロードし、「リンクを知っている全員」でセミナー翌日までアクセス可能な共有リンクを生成した
    • Boxアカウントを持っていないユーザに共有したいファイルがあったため、「リンクを知っている全員」でパスワード保護がかかっている共有リンクを作成し、リンクとパスワードを伝え、共有が確認できた後は共有リンクを削除した

 

 

 

デバイスの制限

J-Storage Boxでは以下のデバイスセキュリティ要件を設けており、要件を満たさない端末ではご利用いただけません。オンラインストレージサービスに限らず、サポート期間内のOSやウィルス対策ソフトの利用は、JAISTの情報環境を利用する上で必要な要件となっています。アクセスできない場合はご利用の端末が以下の要件を満たしていることをご確認いただきますようお願いいたします。
(参考:情報セキュリティパンフレット / サポートの終了したOSについて

 

デバイスセキュリティ要件

  • Windows
    - 最小バージョン: Windows 10, ウイルス対策ソフト
  • MacOS
    - 最小バージョン: Big Sur (11.0), ウイルス対策ソフト
  • iOS
    - 最小バージョン: iOS 14/iPadOS 14, Jailbreak (脱獄) の検出, デバイスのパスコード
  • Android
    - 最小バージョン: 10, root化の検出

 

また、Boxでは以下のWebページに記載されているブラウザ/OSの最新のメジャーリリースをサポートしています。
Boxのサポート対象外となっている端末については、センターでもサポートいたしかねますのでご了承ください。
Box Support ブラウザとOSのサポートに対するBoxのポリシーについて

 

 

マニュアル・ヘルプ

困ったときは

Boxは全世界で利用されています。操作方法等について困ったときは、まずは検索ブラウザで調べてみるとヒントがあるかもしれません。
調べても分からない場合や、共有フォルダについてのご質問は、ITヘルプデスクまでお問い合わせください。
センターやヘルプデスクが回答できないお問い合わせは、センターからサポートに問い合わせます。

 

Boxマニュアル

 

Boxヘルプ

 

Boxステータス

 

 

 

Jstorage-BoxのQ&A

○○の画面が表示されました

Q. JAIST-SSOでサインイン後、図1の画面が表示されました
A. J-Storage Boxの利用権限がありません。考えられる利用として、以下の二つがあります。
・利用対象者ではない: 利用対象者をご確認ください。利用対象者に該当するのに図1の画面が表示される場合は、センターまでユーザ名と身分を添えてお問い合わせください。
・JAISTのメールアドレスのフリーアカウントを持っている: JAISTアドレスのフリーアカウントをお持ちの場合、J-Stoarge Boxの管理対象アカウントが作成できないため、利用権限が与えられません。こちらを参考にフリーアカウントのデフォルトメールアドレスを変更後、センターまでご連絡ください。

 

Q. JAIST-SSOでサインイン後、図2の画面が表示されました
A. あなたはJ-Storage Boxの利用対象者ですが、JAIST管理対象アカウントが存在しません。メールアドレスを変更した場合は、1~2営業日お待ちください。数日待ってもサインインできない場合は、ユーザ名をセンターまでご連絡ください。

 

Q. Box Driveでサインイン時、「このアプリに問題があるようです」という画面が表示されました(図3)
A. 右上の×で画面を閉じ、再度スタートメニューからBox Driveを起動してください。直らない場合は、パソコンを再起動して再度Box Driveの起動をお試しください。お急ぎの場合は、WebブラウザでBoxをご利用ください。

 

Q. 「アカウントのストレージサイズの上限に達しました」と表示され、トップにファイルをアップロードできません。
A. トップにアップロードできるのは学生、教員、研究員のみとなり、100GBまでとなります。職員はトップにアップロードすることはできませんので、共有フォルダをご利用ください。トップにアップロードするファイル/フォルダについては、フォルダについて-個人フォルダ の項目をご覧ください。

 

Q. 「Your current browser is not supported」と表示され、Boxにアクセスできません(図4)
A. サポート対象のブラウザをご利用ください。(サポート対象のブラウザについてはこちら)
特に、既定のブラウザにIE11が設定されている場合、メールで共有されたURLをクリックしてIE11で開いてしまう場合があります。URLをコピーし、EdgeやFirefox等サポート対象のブラウザに張り付けてアクセスしてください。

 

Q. BoxにJAIST-SSOでサインインしたのですが、認証後「あなたはこのサービスの利用権限がありません/You are not authorized to use this service.」と表示されアクセスできません。
A. Boxの利用対象者かどうかご確認ください(Box 対象者)。
Box利用対象外の方は、JAISTアカウントをお持ちであっても利用いただけません。
メールで共有されたBoxのURLにアクセスする際にログインを求められた場合、送信者側が「JAISTのBox利用対象者限定」の閲覧設定にしている可能性が考えられます。ファイルの送信元に確認するか、閲覧の権限がある人(指導教員や受け入れ教員等)から内容を共有してもらってください。

 

 

操作方法について

Q. Boxの操作方法が分かりません
A. マニュアルはこちら
ご不明な点があれば、ITヘルプデスクまでお問い合わせください。

 

Q. Web上で権限がある操作(アップロード/編集/ダウンロード等)ができなくなりました。
A. 一度サインアウトし、全てのブラウザを閉じた後、再度Boxを開き直して操作をお試しください。

 

Q. サービス利用規約への同意を再度求められました。
A. サービス利用規約が変更された場合、次回サインイン時に再度同意を求められます。お手数ですがご確認いただき、同意をお願いします。

 

Q. 「アカウントのストレージサイズの上限に達しました。」と表示され、トップにアップロードできません。
A. 個人フォルダはユーザごとにストレージ容量が制限されており、学生/教員/研究員などは100GB、職員は0GBとなっています。この容量を上回ってアップロードを行うと「アカウントのストレージサイズの上限に達しました。」とメッセージが表示されます。

 

共有フォルダについて

Q. 共有フォルダの説明を読んだのですが、良く分かりません。
A. まずは「privateフォルダ」を使ってみてください。(共有を想定していないフォルダのため、データ漏洩などの危険性が低いです。)ファイルを共有したい場合は、テストファイルをアップロードし動作を確認してみてください。

 

Q. 共有フォルダ(private,internal,invitable,linkableフォルダ)が見つかりません。
A. 教員の場合: 情報社会基盤研究センターまでご連絡ください。
職員の場合: 係/センターに提供されている共有フォルダをご利用ください。
学生/研究員の場合: 共有フォルダは準備されていません。必要があれば指導教員の共有フォルダに招待いただきご利用ください。
※教職員が自分自身の共有を解除してしまった場合は、情報社会基盤研究センターまでご連絡ください。

 

Q. linkableフォルダを使用すれば、共有に関しては制限なく利用できるのでしょうか?
A. いいえ、linkableでは「招待」によるフォルダ共有はできません。
linkableフォルダは公開共有リンクを作成する必要がある場合にのみご利用ください。

 

Q. 「個人フォルダ」と「privateフォルダ」の違いは何ですか?
A. 以下の点が異なります
・容量: 個人フォルダは100GB、privateフォルダは無制限です。
・利用対象者: 個人フォルダは学生、研究員、教員等が対象です。privateフォルダは職員/教員/係に対して作成されます。 
・共有範囲: 個人フォルダは学内ユーザの招待や公開共有リンクの作成が可能です。privateフォルダは招待・公開共有リンクの作成が制限されています。
・修了/退職後の扱い: 個人フォルダはアクセスできなくなります。privateフォルダは、教員のデータは一定期間保存され、係のデータは1人が退職した後もグループメンバは変わらずアクセスすることができます。

 

共有(招待・URL共有)について

Q. 共有リンクで、「リンクを知っている全員」の選択肢が出てきません。
A. 「リンクを知っている全員」の共有リンクは、個人ファイルまたは「XXX-linkable」フォルダ下のファイルにのみ設定できます。詳しくは上の「フォルダについて」をご覧ください。

 

Q. 共有リンクに設定した有効期限はいつ切れますか?
A. 有効期限を変更していない場合は、公開共有リンク(「リンクを知っている全員」を指定した共有リンク)は1日後(24時間後)、その他の共有リンクは7日後に切れます。有効期限を変更して日付で指定した共有リンクは、太平洋標準時で15:00頃、夏時間14:00頃(日本時間ではそれぞれ8:00頃、7:00頃)に切れます。

 

Q. 共有フォルダで自分のユーザ(グループ)のコラボレーション設定を削除(変更)してしまいました。どうすればいいですか?
A. 削除(変更)したフォルダ名とユーザ(グループ)名をセンターまでご連絡ください。

 

使い方について

Q. 研究室のメンバーで利用できるフォルダが欲しいです。
A. 研究室の教員が、internalフォルダの下に研究室用のフォルダを作成し、そこに研究室のメンバ(学生など)を招待してご利用ください。JAIST管理外ユーザ(非正規学生や外部の共同研究員など)の招待が必要な場合は、invitableフォルダに研究室用のフォルダを作成してください。

 

Q. 学生/研究員です。研究データを保存できる共有フォルダが無いのですが、どうすればいいですか?
A. 指導教員等にご相談ください。教員はinternalフォルダ(またはinvitableフォルダ)の下に研究室用のフォルダを作成し、そこに研究室のメンバ(学生/研究員など)を招待して、研究室のメンバが研究データ保存のために利用できるフォルダの準備をお願いいたします。

 

Q. 教員です。研究室用のフォルダを作成しましたが、そのフォルダのメンバ管理を誰かに任せることは可能ですか?
A. メンバ管理を任せたいユーザを「共同所有者」としてフォルダに招待してください。
「共同所有者」は、「編集者」の権限に加えてコラボレータの追加や削除が可能となっています。

 

Q. 外部のユーザにファイルを共有する時、結局どうすればいいのでしょうか?
A. 共有する対象が限られている場合は、invitableフォルダをご利用ください。
(相手のユーザはBoxのアカウントを持っていない場合は、無料アカウントの作成を求められます。)

 

Q. 研究補助員です。係のフォルダが無いのですが、業務関するデータはどこに置けばいいですか?
A. 研究補助員は業務実態が様々であるため、初期設定で特定のフォルダは見せていません。(外部共有できない個人フォルダのみ)
そのファイルの業務目的応じた教員や係/センターの共有フォルダに招待をしてもらってください。
例えば、教員とデータのやり取りをする必要がある場合は、その教員のinternalフォルダに招待を受けてください。
「共同所有者」の権限で招待を受ければ、internalフォルダやinvitableフォルダに別のユーザを招待することも可能です。
(例:invitableフォルダに共同所有者として招待を受け、そこに外部ユーザを招待してファイルのやり取りを行う)

 

Q. 職員です。課や係をまたいだ業務があるのですが、どのファイルを使えば良いですか?
A. 業務に関連するいずれかの係のinternalフォルダの下に業務用のフォルダを作成し、そこに他の係の職員を招待してください。「共同所有者」として招待いただくと、その招待された他係の職員も他の職員を招待することができます。また、係をグループごと招待することも可能です。作成した業務用のフォルダの配下であれば、ウォータフォール式に権限は付与されるため、ファイルごとに招待しなくても共有が可能です。

 

Q. Boxアカウント持っていない相手からファイルを受け取りたいです。どの機能を使えば良いですか?
A. 「ファイルリクエスト機能」をご利用ください。この機能で発行したURLにアクセスすると、Boxにログインすることなく、特定のファイルに直接アップロードが可能になります。
なお、継続的にファイルのやり取りをする場合や、アップロードしたファイルを削除・更新する必要がある場合は、アカウントを作成してもらい「コラボレーション」を行ってください。

 

Q. 〇〇係に共有したいのですが、○○@ml.jaist.ac.jpを招待すれば良いでしょうか?
A. 招待は「個人のメールアドレス」か「係のグループ」に対して行ってください。
メーリングリスト"〇〇@ml.jaist.ac.jp"のBoxアカウントは準備されておらず、また、新規にフリーのBoxアカウントを作ることもできないため、招待・共有できません。事務局の各係にはBoxグループを準備しています。自分の所属しているグループ名は係の共有フォルダを選択することでご確認いただけます。

【自分の所属する係のグループ名を確認する方法】

  1. 係のprivateフォルダ(○○課〇〇係-1.private)にカーソルを合わせ、
    「…」(その他のオプション)→「その他の操作」→「コラボレーションの管理」をクリックする
  2. 係のprivateフォルダに共有されているコラボレータ一覧が表示される
    管理ユーザ(ジャイレオンがアイコンの「jstorage-private」「jstorage-admin」)以外に編集者として共有されている、3~11文字程度の名前がその係のグループ名となります。グループ名をクリックするとメンバを確認できます。

 

Q. 退職後もJAISTのメールアドレスでBoxのアカウントを使いたいです。
A. 申し訳ございませんがライセンスの都合上、退職/修了後はJ-Storage Boxをご利用いただけません。また、JAISTのメールアドレスをフリーアカウントで利用することもできません。なお、同様に退職/修了者のJAISTメールアドレスで「招待」を行っても、そのメールアドレスではBoxアカウントを作成できないため、ファイルを共有することはできません。

 

○○の時、どうすればいいですか?

Q. 修了/退職します。データはどうすればいいですか?
A. 個人フォルダは、あなたが利用対象外となるとアクセスできなくなります。必要があればダウンロードしてください。
研究用の共有フォルダは、研究データ保護のため一定期間保管されます。今後も継続して使用するデータについては、ダウンロード等ご自身のストレージへ移動してください。別の教員へ移管する際には、退職する教員の共有フォルダから、在籍の教員の共有フォルダへファイル/フォルダを「移動」または「コピー」してください。
事務局の共有フォルダについては、グループのメンバは変わらずアクセスすることができますので、特に移管の作業は必要ありません。

 

Q. 新しい事務職員が係に入ります。共有フォルダの共有設定はどうすればいいですか?
A. Boxの事務局グループは自動で更新されます。お待ちください。

 

Q. メールアドレスを学籍番号が含まれているものから変更しました。何かする必要はありますか?
A. ありません。使えるようになるまで、1~2営業日お待ちください。

 

Q. データが消えました。誰が消したか分かりますか?また、復元することは可能ですか?
A. データの責任者から十分な情報があれば、ユーザアクティビティを調査することは可能です。ごみ箱から完全に削除されている場合、復元はできません。(ごみ箱に移動してから30日経過した場合も完全に削除されます。)調査を希望する場合は、個人フォルダの場合はそのファイルの所有者、共有フォルダの場合は共有されている教職員/係のメンバから以下をご連絡ください。
・消えたファイル/フォルダ名
・ファイルが置いてあったパス(〇〇係-1.private/資料/2023 等)
・最後にファイルを確認できた日時
・(係のフォルダの場合)他のメンバはファイルが見れるか
 (削除ではなく、コラボレーションが解除された場合もあります。)

 

 

Box Driveについて

Q. Box Driveは使用できますか?
A. はい、ご利用いただけます。ただし、センターでサポートは行っておりません。ご利用に不安がある場合はWebサービスをご利用ください。

 

Q. Box Driveでエラーが発生しました / 思い通りに動作しません
A. Box Driveアプリを終了し、PCを再起動の上、症状が出るかご確認ください。
解決しない場合はWebサービスをご利用ください。

 

Q. Box Driveでサインイン時、「このアプリに問題があるようです」という画面が表示されました(図4)
A. 右上の×で画面を閉じ、再度スタートメニューからBox Driveを起動してください。直らない場合は、パソコンを再起動して再度Box Driveの起動をお試しください。解決しない場合はWebサービスをご利用ください。

 

Q. Box Driveをインストールしたときに作成された、Boxのショートカットをクリックしても反応しません。
A. スタートメニューからBox Driveを起動し直してください。直らない場合は、パソコンを再起動して再度Box Driveの起動をお試しください。解決しない場合はWebサービスをご利用ください。

 

 モバイルアプリについて

Q. モバイルアプリの利用は可能ですか?
A. J-Storage Boxは、Box Drive, Box Edit, Box for Androiod Phones, Box for Android Tablet, Box for iPhone, Box for iPadをご利用いただける設定としています。ただし、センターでサポートは行っておりません。ご利用に不安がある場合はWebサービスをご利用ください。

その他

Q. "jstorage-admin: J-Storage Adminが、あなたをBoxの「XXX-1.private」フォルダでの共同作業に招待しています"という件名のメールが届きました。
A.  J-Stoarge Boxのアカウント作成時、共有フォルダに招待する際に送信されるメールです。意図して送信されるメールであり、迷惑メールではありませんのでご安心ください。このメールが届いても、Boxの利用開始日まではBoxはご利用いただけませんのでご注意ください。

 

Q. Boxの保存容量を教えてください
A. フォルダの種類によって異なります。教員/学生/研究員の個人フォルダは重要度の低いファイルの一時的な置き場としての利用を想定しており、100GBまでとなっています。共有フォルダは無制限となっています。ただし、以下の点にご注意ください。
・ファイル数が多い場合、Box上でのファイル検索に遅延が生じます。保存しているファイル数が多い共有フォルダについては、別のフォルダへの移動をお願いする場合があります。
・JAISTの情報環境は定期的に更新されます。次期オンラインストレージサービスとしてBox以外が選択された場合、ご自身でデータの移行をお願いする場合があります。また、次期サービスの容量は無制限でなくなる場合もあります。