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Boxのアカウント削除とデータ移行について

修了や退職などでJ-Storage Boxの利用対象者から外れた方のBoxアカウントは削除されます。
修了/退職後も必要なデータを保存している場合は、早めにダウンロードを行ってください。

 

 

学生

【個人フォルダ】

Boxのトップ領域に保存された、「所有者」が自分自身のアカウントとなっているフォルダ/ファイルは、アカウントが削除されるとアクセスできなくなります。共有設定がされている場合もすべて解除され、ファイルに招待されているユーザもアクセスができなくなります。
必要なファイルはご自身でダウンロードしてください。
（例：あなたが教員を招待したフォルダの場合、あなたも教員もアクセスできなくなります。）

 

【招待された共有フォルダ】

教員などから招待された共有フォルダ（所有者がジャイレオンのアイコンとなっているフォルダ）については、あなたのアカウントが削除された後も、そのフォルダにアクセス権を持っているユーザはアクセスが可能です。
アカウントが削除される学生自身はアクセスできなくなりますので、個人で必要なデータはダウンロードしてください。
（例：教員から招待されたフォルダの場合、あなたはアクセスできなくなりますが、教員はアクセスすることができます。）

 

 

内部進学する場合は

内部進学の場合も、JAISTアカウントは変わるためBoxのアカウントも新しくなります。
Boxについては、以下の方法で進学前のアカウントから進学後のアカウントにデータ移行が可能です。

 

【個人フォルダ】
新しいアカウントを入手したら、以下の方法で新しいアカウントに所有者を変更してください。
（参考：　BoxSupport　フォルダ所有者の変更方法（外部ページ）　）

  1. 内部進学前のアカウントでBoxにログインする
  2. 移行したいフォルダに、新しいアカウントを招待する
  3. フォルダのコラボレータ一覧から、新しいアカウントの権限を「所有者」に変更する

 

【共有フォルダ】

教員などから招待された共有フォルダについては、再度招待権限を持つ人に新しいアカウントを招待してもらうように依頼してください。

 

 

教員

【個人フォルダ】

Boxのトップ領域に保存された、「所有者」が自分自身のアカウントとなっているフォルダ/ファイルは、アカウントが削除されるとアクセスできなくなります。共有設定がされている場合もすべて解除され、ファイルに招待されているユーザもアクセスができなくなります。
必要なファイルはご自身でダウンロードしてください。

 

【研究用の共有フォルダ】
ユーザ名-1.privateなどの、教員に提供されている共有フォルダについても、退職後はアクセスできなくなります。
共有設定（招待／共有リンクなど）はすべて解除されます。
共有フォルダに保存されているデータについては研究データとみなし退職後も数年間保管されますが、アクセス権削除後のデータのお渡しには基本的に対応いたしません。退職後も必要なデータは、各自でダウンロードをお願いします。

別の教員の共有フォルダにデータを移管する場合は、以下の手順で移動してください。

  1. 移管先のフォルダに「編集者」以上の権限で招待してもらう
  2. 移管先のフォルダに、Boxの「移動」の機能を使って移動する
    ※BoxのWebUI上で「移動」した場合、同じ共有権限のフォルダであれば共有設定は保持されます。

 

例：退職教員Aが所有するフォルダ「A-2.internal/ABプロジェクト」を教員Bへ引き継ぐ場合

  1. 教員Bが、「B-2.internal」配下に「A先生から」という名前のフォルダを作成する
  2. 教員Bが、「B-2.internal/A先生から」フォルダに教員Aを「編集者」として招待する
  3. 教員Aが、「A-2.internal/ABプロジェクト」フォルダを招待された「A先生から」フォルダへ移動する

※このケースの場合、教員Aは退職後「ABプロジェクト」にアクセスできなくなります（学内限定のB-2.internalフォルダ配下に保存されているため）。退職後も教員Aとの共有を行いたい場合は、フォルダを B-3.invitable 配下へ移動したうえで、教員Aに新しいBoxアカウント（無料アカウント可）を作成いただき、それを招待してください。

[注意]
移管先の教員を「招待」をするだけでは、データの引き継ぎは完了しません。
招待された教員は一時的にフォルダを閲覧できますが、退職教員のBox利用権限が失効すると、招待を受けた全員がそのフォルダにアクセスできなくなります。
データを引き継ぐ際は、必ず移管先の教員の研究用フォルダ配下へ対象フォルダを「移動」してください。

 

 

職員

【個人の共有フォルダ（ユーザ名-1.private）】

職員の個人の共有ファイルは、業務に関係の無いファイルの一時保存場所としての利用を想定しています。
あなたが退職した場合、そのフォルダには誰もアクセスできなくなります。必要なファイルがある場合は、ダウンロードしてください。

 

【係の共有ファイル（XXX係-1.private, XXX係-2.internal, XXX係-3.invitable, XXX係-4.linkable）】

係の共有フォルダについては、その係のグループ単位で共有を行っています。
そのため、ある1名が異動/退職によりフォルダにアクセスができなくなった後も、引き続き他の係のメンバはフォルダにアクセスできます。

係の共有フォルダに保存されているファイルは係の業務に属するものと考えられますので、特に操作する必要はありません。ただし、既に共有や保存を終えており、引き続きJ-Storage Boxに保存する必要が無いファイルについては、異動/退職前に整理してください。