オンラインストレージサービスや、学内ファイルサーバの共有フォルダ上に置き、そのURL(もしくはフォルダの場所)を知らせるようにしてください。

Micorsoft Officeファイル(Word, Excel等)やPDFファイルを送付する際にはファイル開封時のパスワードを設定してください。
また、パスワードを設定できないデータや複数ファイルを送付する場合には7-zip等の圧縮・解凍ソフトウェアで解凍用のパスワードを設定してください。
なお、Microsoft OfficeファイルやPDFファイル及び7-zip等のパスワード設定方法については、後述のページを参照ください。

同一メールにパスワード記載することは、添付ファイルにパスワード設定をしていないことと同様です。
頻繁にやり取りする場合には、年度単位で事前にパスワードを取り 決める等工夫を図ることで毎回パスワードを送信する必要がなくなります。
少なくとも同一のメールのパスワードを記載してはいけません。